Automatische Dokumententrennung
PaperStream bietet die branchenweit größte Auswahl an Methoden zur Batch‑Trennung – ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal gegenüber Wettbewerbsprodukten.
PaperStream Capture Pro und PaperStream Capture Pro Premium können einen Stapel gescannter Dokumente auf viele verschiedene Arten in einzelne Dateien trennen:
- Seitenanzahl: zählt die Seiten und erstellt nach einer festgelegten Seitenzahl eine neue Datei
- Leerseite: erstellt eine neue Datei, sobald eine Leerseite erkannt wird
- 1D‑ oder 2D‑Barcode: erstellt eine neue Datei, sobald ein Barcode erkannt wird, und erfasst die Informationen aus dem Barcode
- Patchcode: erstellt eine neue Datei, sobald ein Patchcode erkannt wird
- Zonal OCR looks for content in a specific location of the page and crates new files accordingly
- Zonale OCR: sucht in einem bestimmten Bereich der Seite nach Inhalt und erstellt entsprechend neue Dateien
- Tastendruck: erstellt eine neue Datei, sobald eine bestimmte Taste gedrückt wird
- Spezifisches Dokument: erstellt eine neue Datei, sobald ein vordefiniertes Dokument, z. B. ein Deckblatt, erkannt wird
- Formularlayout‑Erkennung: erstellt eine neue Datei, sobald ein bestimmtes Formularlayout erkannt wird
Automatische Profilauswahl
Die automatische Profilauswahl nutzt Funktionen sowohl des PaperStream‑IP‑Treibers als auch der PaperStream‑Capture‑Software.
Sie erkennt vorregistrierte Dokumente und wendet beim Scannen automatisch das richtige vordefinierte Profil an. Dadurch können Dokumente wie Rechnungen innerhalb eines Batches erkannt und korrekt verarbeitet werden.
Die Vorregistrierung ist Teil der Profilkonfiguration: Ein Dokument wird während der Einrichtung gescannt und registriert. Sobald dieses Dokument während des Scannens erkannt wird, wird das richtige Profil – einschließlich Format und Ziel – automatisch angewendet.
Geführter Scan
Die automatische Bildqualitätsprüfung hebt potenzielle Probleme bei einem gescannten Dokument während der QC‑Phase hervor. Sie ermöglicht es Bedienern, Qualitätsprobleme eines bestimmten Scans schnell zu erkennen und zu beheben.
Potenzielle Bildqualitätsprobleme werden gelb markiert, Mehrfacheinzüge rot, Leerseiten schwarz und die automatische Profilauswahl violett.
Datenextraktion
Viele Capture‑Anwendungen geben Bilder zur späteren Datenextraktion downstream weiter. PaperStream erkennt jedoch, dass einige Workflows eine frühere Extraktion und Weitergabe von Daten erfordern.
In der Standardversion von PaperStream Capture werden zwei Bereiche unterstützt: Dokumentmetadaten und die maschinenlesbare Zone (MRZ) auf Ausweisdokumenten.
Bis zu 20 Metadatenfelder können für die Auslesung durch PaperStream ausgewählt werden. Die integrierte OCR‑Engine wandelt diese Felder in digitale Daten um – häufig genutzt, um Dokumentdaten in Dateinamen zu integrieren.
In Verbindung mit PaperStream IP kann das System außerdem die MRZ von Pässen und Ausweisen auslesen, die internationalen Standards entsprechen.
PaperStream Capture ermöglicht die Ausgabe eines breiten Spektrums an Metadaten als TXT‑, XML‑ oder CSV‑Dateien. Zudem können die auszugebenden Daten, deren Reihenfolge und das Ausgabeformat einfach ausgewählt werden.
Während der QC‑Phase ermöglicht ein Indexierungsfenster die Überprüfung und Korrektur der erfassten Metadaten.
Es wird eine Vielzahl von Ausgabedestinationen unterstützt. Neben lokalen PC‑Ordnern umfasst dies Netzwerkordner, FTP‑ und SharePoint‑Sites sowie E‑Mail über einen lokalen Client oder einen SMTP‑Server.
PaperStream Capture unterstützt außerdem das Scannen in die drei am weitesten verbreiteten Cloud‑Speicherdienste: Dropbox, Google Drive und OneDrive.